Una delle caratteristiche di un Team è che è interdisciplinare. Succede che, a seconda del progetto, i singoli membri del Team possano avere un diverso impegno di tempo e responsabilità verso il risultato. E allora come costruire un Team motivato ed efficiente di fronte alle differenze oggettive di impegno individuale? Vi propongo un caso che ha aiutato il Team a rispondere a questa domanda.
Qualche tempo fa ho iniziato un percorso di Team Coaching con un grande gruppo alimentare italiano. Il mandato\obiettivo era chiaro: trasformare le undici persone coinvolte nel progetto in un Team e aumentare il margine operativo del prodotto da X a Y.
Di solito, quando inizio un percorso di Team Coaching trovo il Team già formato. È l’azienda che ha selezionato e scelto i partecipanti, e le motivazioni e il carico di lavoro che hanno per il progetto potrebbero essere diverse per ciascuno (di solito lo sono). La sessione di lavoro del primo incontro ha prodotto dei risultati che hanno permesso di chiarire questi punti ed aumentare l’efficienza e motivazione del Team. Vi racconto come ci siamo arrivati.
Come costruire un Team motivato ed efficiente
Ho svolto il Team Coaching utilizzando lo strumento del Barometro dell’Organizzazione di Four Rooms of Change® che organizza e facilita di molto le sessioni di Team Coaching. Anche se non conoscete lo strumento vi invito a continuare a leggere perché ritengo che ai quattro passi qui descritti si arrivi anche applicando altri strumenti ed una buona tecnica di coaching.
Ecco le principali azioni che sono emerse dal coaching e che hanno permesso di rendere il Team più efficiente.
1. Fissare un punto di partenza e allineare le informazioni
Come primo punto i membri del Team hanno voluto presentare lo stato dell’arte di ogni dipartimento rispetto al progetto per allineare le informazioni e verificarle. È stato possibile definire cosa era chiaro e cosa no e cosa fare per allineare le discrepanze nelle informazioni. Utile da sapere: la mala informazione esisteva nonostante le persone lavorassero sul progetto già da un po’. Insegnamento: non dare per scontato che tutti sappiano le cose allo stesso modo.
2. Condividere gli obiettivi e comunicare la visione
Il team leader ha presentato, condiviso e spiegato l’obiettivo su cui lavorare (aumentare il margine da X a Y) e sono state definite le macro azioni da fare. Ora il contributo all’obiettivo dei singoli partecipanti è più chiaro e si comincia a intravedere come e cosa chiedere l’uno all’altro. È stato reso evidente chi era più responsabile del risultato finale, chi interdipendente, e chi doveva dare supporto.
3. Condividere la diversità di impegno e responsabilità
Sono stati resi evidenti e condivisi i ruoli e le responsabilità diverse tra i membri. Date le macro azioni da fare abbiamo ragionato su come ognuno potesse dare il proprio migliore contributo per essere un gruppo più forte e più utile l’uno per l’altro. Come risultato osservabile sono state organizzate delle riunioni più frequenti ma a partecipazione più ristretta tra alcuni, ed è stato definito un calendario a partecipazione plenaria per la condivisione dei risultati dei sottogruppi.
L’impegno in termini di tempo e di contributo è diverso per ciascuno, è evidente a tutti, ed è stato costruito insieme nel Team. L’effetto finale è che il Team lavora in modo efficiente e la motivazione rimane alta: in quelli più coinvolti perché vedono che il progetto va avanti spedito; in quelli meno coinvolti perché vedono che il Team riconosce il loro contributo nella maniera adeguata.
(Consiglio: se qualcuno vuole comunque partecipare ad una riunione operativa di un sottogruppo in cui non è stato incluso è benvenuto! Ma almeno adesso è una sua scelta di cui è responsabile di fronte alle sue priorità).
4. Definire un unico interlocutore per la gestione delle comunicazioni
Per garantire ordine nelle comunicazioni il Team ha nominato un “portavoce” che ha il compito di fare report e di relazionarsi con gli altri per modifiche, aggiornamenti, approfondimenti e chiarimenti. In questo modo sia verso l’interno del Team, sia verso l’esterno la comunicazione risulta più ordinata, ed anche come immagine il Team risulta meglio guidato e più in controllo.
Perché è stato importante fare chiarezza su ruoli, responsabilità ed impegno individuale?
- Vediamola al contrario: chi non percepisce l’utilità della propria presenza è demotivato e incide negativamente sugli altri, non ha interesse, è lì ma vorrebbe essere altrove. Questo creerà delle tensioni con gli altri e la percezione che tutto il team è improduttivo.
- Invece ragionare sulle azioni da fare mettendo in evidenza le persone è stato utile perché ha permesso a ciascuno di assegnarsi il compito più adeguato da svolgere, le responsabilità e le aspettative verso la squadra e il tempo da dedicarle. Il Team tutto insieme ha costruito questo ed ha preso consapevolezza. L’investimento in impegno e tempo che ognuno farà, anche se diverso, è stato percepito di valore adeguato per il risultato finale del Team e questo è motivante.