Durante un percorso di Team Coaching per la seconda volta di fila si è tornati ad affrontare lo stesso problema: due capi la vedono in modo diverso su una questione e, per evitare un conflitto, non affrontano la situazione la rimandano, non decidono e questo non permette al Team di progredire e di andare avanti con il lavoro in modo efficace (i due capi non sono membri del Team). Come poter influire sui capi per spingerli a prendere una decisione? Come poter influire sui capi per spingerli a prendere una decisione? Oggi abbiamo deciso che il Team deve lavorare per rispondere a questa domanda.
Del lavoro svolto vi presento cinque comportamenti pensati per influire e spingere ad affrontare la situazione e prendere una decisione. I primi due riguardano comportamenti da mettere in pratica nell’incontro tra capo e collaboratore; gli altri tre sono invece attività che deve fare il Team, sempre con l’obiettivo di spingere per aiutare a trovare una soluzione.
COSA PUÒ FARE IL SINGOLO NELL’INCONTRO CON IL CAPO
1. Verificare l’obiettivo e provare i fatti (nota bene: parlando come Team)
Per esempio, il responsabile di dipartimento, incontrando il capo, potrebbe dire “Il Team ha bisogno di fare chiarezza su un punto: è emerso che questo dipartimento pensa di lanciare il prodotto in quattro fragranze diverse, ma il responsabile di produzione ha detto che loro non sono in grado. Il Team chiede quindi “Cosa puoi fare ( tu capo) per dare al Team chiarezza sull’approvazione dell’assortimento?”
2. Stimolare ad essere chiari nella comunicazione e allineare le conoscenze
Se hai il dubbio che alcuni membri del Team stanno parlando di due cose diverse o che non sono completamente allineati sulle informazioni intervieni per migliorare la loro comprensione. “Non sono sicuro che stiate dicendo la stessa cosa. Possiamo approfondire questo aspetto qui…? Cosa intendi per…? ”
Mettiti nella attitudine mentale di “ Sono qui per comprendere “ e le domande ti verranno naturali, il tuo approccio sarà valutato costruttivo, e approfondire aiuterà a far fare chiarezza anche a loro.
COSA PUÒ FARE IL TEAM PER FACILITARE UNA DECISIONE
1. Preparare alternative
Come Team non fermiamoci ad aspettare una decisione che non arriva, non sediamoci, ma sviluppiamo la proattività: troviamo alternative o produciamo proposte per ridefinire gli accordi o i non accordi che altri hanno preso.
Per esempio potremmo chiedere al Team: “Ammettiamo che il prodotto venga fatto in quattro varianti. Quale ipotesi ci sono sui tempi di sviluppo della nuova linea di produzione? E se passassimo a tre varianti? Cosa può fare il Team per aiutare i nostri capi a definire una posizione comune?”
2. Immaginare conseguenze ed implicazioni delle nostre proposte nel contesto intorno a noi.
“Ammettiamo che queste azioni vengano effettuate. Quali possono essere le conseguenze sulla Produzione? Quali le implicazioni sulla Logistica? Quali difetti potrebbe trovare qualcuno in questo approccio? Se qualcuno del Board dovesse criticare questo piano, cosa direbbe? E il tuo capo?”
3. Formalizzare i limiti del Team
E per finire mettiamo anche in evidenza, in un meeting report o in una comunicazione cosa il Team NON può risolvere perché non ha tutte le informazioni o perché la decisione spetta ad un livello gerarchico più alto.
Nel caso reale a cui ho accennato all’inizio tutte queste attività sono state svolte. Il risultato è stato che il Team si è sentito “Team” invece che una somma di funzioni diverse. I partecipanti hanno acquisito consapevolezza dell’impatto delle alternative e delle conseguenze di alcune azioni e questo ha creato una maggiore responsabilità verso il Team e più coinvolgimento. Il conflitto iniziale tra alcuni membri del team si è trasformato in una discussione costruttiva e creativa.
Come è andata a finire?
Il Team ha presentato le sue proposte, gli scenari possibili e le sue necessità (decisioni) per andare avanti con il progetto. Le domande poste come Team nel suo complesso e non dai singoli responsabili di funzione hanno ampliato la sfera di influenza coinvolgendo molti più capi e questo ha permesso che il conflitto tra due persone ormai cristallizzato si tramutasse in una risposta da dare al business ed al Team. Questo ha aiutato a fare i passi necessari.